För oss på Destination Toronto är evenemang en viktig del av hur vi berättar om staden. Toronto har ett ständigt flöde av festivaler, kulturinitiativ och lokala aktiviteter. För att kunna hantera allt detta på ett bra sätt behöver vi ett system som både är stabilt och effektivt, och som stödjer hur vi arbetar med att synliggöra staden och våra medlemmar.

När evenemangsvolymen ökade och vårt tidigare verktyg började begränsa både tempot och kvaliteten insåg vi att vi behövde en modern lösning som bättre matchade våra interna arbetsflöden och vår digitala utvecklingsresa.

”Vårt gamla system hade ingen möjlighet att auto-godkänna evenemang, och formuläret var för långt och komplicerat.”

Revati Daoo

Digital Operations Director på Destination Toronto

Utmaningen: Tidskrävande och manuellt

Innan vi började arbeta med Cruncho Events använde vi ett system som krävde betydligt mer manuellt arbete än vad som är rimligt. Vårt gamla formulär var långt, svårt att navigera i och skapade hinder både för arrangörerna och för oss som administrerade kalendern.

Det saknades inbyggda funktioner som hjälpte oss säkerställa kvaliteten, vilket gjorde att vi la ner mycket tid på att granska, korrigera och godkänna varje enskilt event. Det här saktade ner processen och gjorde det svårt att hålla kalendern aktuell och komplett.

Samtidigt befann vi oss mitt i en digital omställning, där målet var att gå över till mer moderna, API-drivna plattformar som kunde skalas och utvecklas med tiden.

Lösningen: Ett modernare och mer självgående system

När vi började se oss om efter nya system fokuserade vi främst på användarvänlighet, inbyggd kvalitetssäkring och långsiktig anpassningsbarhet. Vi behövde ett verktyg som kunde integreras i vår nya digitala miljö och samtidigt göra det enklare för arrangörer att skapa sina evenemang.

Cruncho Events utmärkte sig snabbt. Både som produkt och genom teamet bakom.

Under implementeringen hade vi ett nära, öppet och smidigt samarbete. Cruncho-teamet svarade snabbt, tog våra synpunkter på allvar och hjälpte oss att finjustera systemet så att det passade våra befintliga rutiner.

”De är ett litet men väldigt kompetent team. Personliga, drivna, ärliga och transparenta.”

Revati Daoo

Digital Operations Director på Destination Toronto

Resultatet: Smidigare arbete och bättre flöde

Sedan vi började använda Cruncho Events har den manuella arbetsbördan minskat rejält. Sådant som tidigare krävde flera steg och noggrann handpåläggning sker nu i ett betydligt snabbare och mer automatiserat flöde.

En av de funktioner som gjort störst skillnad är betrodda arrangörer. Flera av våra medlemmar och större evenemangsaktörer kan nu publicera direkt som verifierade källor. Det har gjort kalendern mer aktuell och samtidigt frigjort mycket tid för vårt team.

Även om vi ännu inte jämför årssiffror och vi bara använt Cruncho Events i ungefär ett halvår, visar statistiken att vi redan ligger i nivå med 2024 års volymer, men med en betydligt effektivare process.

För oss är det viktigaste att vi nu har ett system som stämmer överens med vår långsiktiga digitala strategi: Modernt, skalbart och byggt för att kunna utvecklas tillsammans med oss.

”Det har avsevärt minskat mängden manuellt arbete som vårt adminteam gjorde innan vi gick live med Cruncho Events.”

Revati Daoo

Digital Operations Director på Destination Toronto

Det här gör skillnad för oss

På Destination Toronto uppskattar vi partnerskapet minst lika mycket som själva plattformen. Cruncho förstår hur det är att arbeta inom en destinationsorganisation och möter oss alltid med ett öppet och samarbetsinriktat sinne.

Verktyget är stabilt, intuitivt och lätt att arbeta i, men det är teamets engagemang som verkligen sticker ut.

Cruncho har blivit en partner som hjälper oss att lyfta Torontos evenemang, områden och de lokala aktörer som gör staden levande.

”Teamet har gedigen erfarenhet av att jobba med destinationer, och de har en öppen och samarbetsinriktad inställning till hur produkten kan förbättras.”

Revati Daoo

Digital Operations Director på Destination Toronto